О Prince2

В четверг приняла участие (слушала) вебинар о стандарте управления проектами Prince2, который проводил PM Expert, а в качестве докладчика выступал Андрей Викторов.

Вебинар был для меня интересен тем, что про Prince2 я знала только то, что такой стандарт существует. И более ничего.

Андрей Викторов коротко, но емко рассказал про стандарт, его особенности и некоторые отличия от всем известного PMBok.

Основные положения стандарта:

• проект основан на потребностях бизнеса
• 7 принципов
• 7 тем
• 7 процессов
• применимость в любой области

Первое отличие стандарта от других заключается в том, что к 4 стандартным ограничениям проекта (стоимость, сроки, содержание и качество) добавлены еще 2: риски и преимущества (benefits). Преимущества - это то, что мы получаем в ходе выполнения проекта и по его завершению. Причем не обязательно это преимущество в деньгах. Это может быть имидж, организационные бенефиты, оптимизированные процессы и т.п.

7 принципов стандарта:

1. Постоянная оценка соответствия проекта потребностям бизнеса. Если вдруг потребность изменилась в ходе проекта - проект даже может быть закрыт, или пересмотрены его условия
2. Учиться на опыте. Обязательно при старте проекта изучаются прошлые уроки. По окончании проекта заполняется журнал уроков
3. Определенные роли и ответственности. В стандарте тщательно определены роли и разграничена их ответственность в рамках проекта. Выделены 4 уровня управления: Компания в целом или программа (тут заказчик), Стратегический (тут директор проектов, главный пользователь и главный поставщик), Менеджмент (тут РМ - ежедневное управление) и Выполнение (тут тим лиды и т.п., если они выделяются)
4. Управление по фазам. Причем имеются ввиду управленческие фазы, а не технологические. Для завершения текущей фазы требуется обязательно составить план на следующую фазу
5. Управление по отклонениям. Это очень интересный момент в стандарте. Для каждого уровня управления определяются рамки полномочий в виде отклонений. Например, выделен бюджет 100к, при этом обязательно задаются рамки, в которых РМ (если мы определяем рамки для этого уровня управления) может сам принимать решения, не обращаясь на уровень выше. Это могут быть например рамки +-5к, или -0+5к. 
6. Фокус на продуктах. В стандарте главными являются продукты, а не процессы (в отличие от PMBok). При этом управленческих продуктов (планы, отчеты и т.д.) это тоже касается. Еще одно отличие от PMBok в том, что в Prince2 вместо иерархической структуры работ создается иерархическая структура продуктов. Очень интересный подход на мой взгляд.
7. Подгонка под среду проекта. Это конечно есть практически в любом стандарте - то, что процессы и продукты нужно подгонять под среду конкретного проекта (например, строительного и IT)

7 тем. Темы - это то, на чем нужно концентрироваться при управлении проектом.

1. Соответствие потребностям бизнеса. На всем протяжении жизненного цикла проекта мы проверяем его соответствие потребностям бизнеса. При этом при старте проекта обязательно рассмотрение не менее 3-х альтернатив решения потребности бизнеса.
2. Оргструктура проекта. Обязательно прописываются все роли и их распределение по людям. Даже если какой то человек потратит на проект всего 5% своего времени.
3. Качество. Обеспечению качества в стандарте уделяется пристальное внимание.
4. Планы. Различаются 3 вида планов. 1-й - стратегический, с низкой степенью детализации. Его создает директор проектов (роль стратегического уровня) и согласовывает обязательно с заказчиком (это может быть и внутренний заказчик). 2-й - делает РМ и согласовывает его с директором проектов (отдельный план на каждую фазу). 3-й (необязательный) - выполняется на уровне исполнения проекта, если там выделяются свои управляющие роли (тим лид и т.п.). Согласовывается с РМом.
5. Риски. С рисками очень интересная ситуация в стандарте. Помимо стандартных параметров - влияние и вероятность - выделяется еще один параметр: близость риска. На мой взгляд это полезный параметр. Ведь если есть два высоковероятных и сильновлиятельных риска - на какой из них обращать больше внимания сейчас? Ответ и есть в этом параметре - близость риска. Если один из этих двух может произойти только через год, а второй - через неделю, то ответ очевиден каким из них двоих заниматься
6. Изменения. Изменением считается только то, что вышло за рамки допустимых отклонений (об отклонениях и их рамках см.выше). То есть пока параметр не вышел за рамки (это не только бюджет, но и сроки, или даже содержание) - изменением это не считается.
7. Отчетность и план/факт анализ (Progress). В стандарте предусмотрены шаблоны отчетности. Что также полезно для начинающих РМов. Отчетность идет снизу вверх - лиды отчитываются РМу, РМ - директору проекта, директор проекта - заказчику.

7 процессов. Подход Prince2 именно процессный. И процессы, включая шаги по ним, четко определены стандартом, что и делает его удобным для начинающих РМов. Фактически он описывает "делай раз, делай два, делай три", в отличие от PMBok, где во-первых идет акцент на инструменты, а во-вторых всё описанное в нем имеет статус рекомендаций и лучших практик.

1. Starting Up Project. Начало проекта. Задействованы стратегический уровень управления (директор проектов) и ежедневный (РМ). Анализируем бизнес, план на проект, план на 1-ю фазу. Утверждаем план и проект.
2. Initiating Project. Инициализация проекта. Определяем иерархическую структуру продуктов и т.п. Выполняется исключительно на уровне управления РМа.
3. Directing a Project. Проходит через весь жизненный цикл проекта. Выполняется на стратегическом уровне. В том числе именно тут принимаются решения при выходе каких либо критериев за определенные им рамки (то есть эскалация с уровня РМа выше)
4. Managing a Stage Boundary. Управление фазами и их границами. Выполняется на уровне РМа
5. Controlling a Stage. Контроль фаз, их выполнения. Основная задача РМа. Выполняется на протяжении каждой фазы.
6. Managing a Product Delivery. Управление продуктом и его выпуском. Создание компонентов продукта в соответствии с планом. Выполняется на уровне выполнения (тим лиды и т.п.)
7. Closing a Project. Закрытие проекта. Выполняет РМ. Но это не обязательно закрытие в конце последней фазы. Закрытие может произойти и на промежуточных фазах (если например изменились потребности бизнеса).

Вот вкратце то, что было освещено на вебинаре.

Также еще рассказали кратко об экзаменах. В России экзамен не сдать. Думаю одного этого достаточно для того, чтобы махнуть на него рукой (экзамен, а не стандарт).

В целом вывод я для себя сделала такой - прочитать стандарт (на английском естественно) полезно для общего развития. Применение его в России - очень узкое (я всего пару раз встречала вакансии где бы упоминался этот стандарт).